Personuppgifter och personuppgiftsbehandling

Med ”personuppgifter” avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan därmed röra sig om uppgifter såsom namn, e-postadresser eller telefonnummer men även uppgifter såsom foton eller IP-adresser kan omfattas om informationen kan kopplas till en fysisk person. Med ”personuppgiftsbehandling” avses varje åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, oavsett om åtgärden är automatiserad eller inte. Exempel på vanligt förekommande behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, utlämning genom överföring och radering.

Intresseanmälningar via hemsidan
Att upprätta och bibehålla affärsrelationer med kunder och andra intressenter för att kunna utveckla Safely Insurance ABs tjänster, produkter och system utgör en viktig del av Safely Insurance ABs kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av intressent gällande Safely Insurance ABs tjänster och produkter samt marknadsaktiviteter samlar bolaget in dina personuppgifter. Dessa personuppgifter samlas in från dig i samband med att du gör en intresseanmälan via Safely Insurance ABs hemsida. Uppgifterna kommer att lagras i Safely Insurance ABs marknadsverktyg med målet att bolaget ska kunna upprätta en affärsrelation med dig.
Dina personuppgifter sparas även på Safely Insurance ABs plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. Safely Insurance AB kommer endast att göra sådana utskick som Safely Insurance AB bedömer är relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out.

GALLRING
Safely Insurance AB kommer att behandla dina personuppgifter till dess att det inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos Safely Insurance AB. Personuppgifterna kommer i sådant fall att raderas utan onödigt dröjsmål. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom tre år från det att Safely Insurance AB tog emot din intresseanmälan kommer dina personuppgifter att raderas. Safely Insurance AB har vidare inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

DE PERSONUPPGIFTER SOM SAMLAS IN OCH BEHANDLAS FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:
• För- och Efternamn
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer
• Korrespondens mellan dig och Safely Insurance AB
• Teknisk information om hur du har interagerat med Safely Insurance ABs IP-adress och webbläsarinställningar
Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på det samtycke du lämnar i samband med att du skickar in din intresseanmälan.

För kund eller användare av Safelys tjänster
Mot sina kunder och användare intar bolaget en ställning som personuppgiftsbiträde. Detta beror på att kund, vid utnyttjande av dessa tjänster, tillhandahåller bolaget med personuppgifter och bestämmer för vilka ändamål de får behandlas. Safely Insurance ABs ställning som personuppgiftsbiträde medför i dessa fall att det är kunden som ansvarar för behandlingen av användares personuppgifter som tillämpas gentemot användarna.

Behandling av personnummer
I den mån Safely Insurance AB behandlar personnummer utan ditt samtycke kommer detta endast att göras när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vilket är säker identifiering, bakgrundskontroll eller något annat beaktansvärt skäl. Detta innebär att personnummer som utgångspunkt endast kommer att behandlas vid bakgrundskontroll. Du som kandidat i våra rekryteringsprocesser bör med anledning av detta inte uppge ditt personnummer i ditt CV eller din ansökan.

Direktmarknadsföring
Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder, t.ex. via post, e-post och sms. Du har rätt att kostnadsfritt motsätta dig att dina uppgifter används för sådana syften och varje utskick från Safely Insurance AB i marknadsföringssyfte innehåller en möjlighet till avregistrering, s.k. opt-out. Om du väljer att avregistrera dig från fortsatta utskick kommer Safely Insurance AB att göra en notering i sitt affärssystem om att upphöra med att rikta direktmarknadsföring till dig.

Kontaktperson hos potentiell kund
Att upprätta affärsrelationer med kunder för att kunna utveckla Safely Insurance ABs tjänster, produkter och system utgör en viktig del av Safely Insurance ABs kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av potentiell kundkontakt gällande Safely Insurance ABs tjänster och produkter samt marknadsaktiviteter samlar Safely Insurance ABs in dina personuppgifter. Dessa samlas antingen in via interna nätverk eller från tredje part, såsom offentliga register eller sociala medier, och lagras i Safely Insurance ABs system med målet att kunna upprätta en affärsrelation med dig samt kunna bjuda in dig till marknadsaktiviteter.

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på Safely Insurance ABs berättigade intresse av att kunna upprätta och bibehålla affärsrelationer samt att kunna utveckla sina tjänster, produkter och system. Safely Insurance AB har som rutin att varje medarbetare, som via telefon eller digital kanal inlett kontakt med dig och där du under samtalet visat intresse för att skapa eller utforska en vidare relation med Safely Insurance AB, följer upp med ett e-postmeddelande innehållande en länk till denna Policy. I de fall Safely Insurance AB initierat den första kontakten genom ett e-postmeddelande eller tryckt material inkluderas alltid en hänvisning till Policyn för att du som registrerad ska få nödvändig information om behandlingen av dina personuppgifter. Dina personuppgifter sparas på Safely Insurance ABs plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. Safely Insurance AB kommer endast att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out.

I de fall då Safely Insurance AB fått kontakt med dig och du avböjer att skapa eller utforska en vidare relation kommer personuppgifterna i Safely Insurance ABs del av affärssystemet att markeras med en notering om att inte återuppta kontakten. Vi kommer även att upphöra med att delge dig marknadsutskick.

GALLRING
Safely Insurance AB kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos Safely Insurance AB. Personuppgifterna kommer i sådant fall att raderas utan onödigt dröjsmål. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom ett år från det att Safely Insurance AB tog den första kontakten kommer dina personuppgifter att raderas. Safely Insurance AB har vidare inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

DE PERSONUPPGIFTER SOM SAFELY INSURANCE ABS KAN SAMLA IN OCH BEHANDLA FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:
• För- och Efternamn
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel
• Korrespondens mellan dig och Safely Insurance AB
• Teknisk information om hur du har interagerat med Safely Insurance AB
• IP-adress och webbläsarinställningar

Kontaktperson hos befintlig kund
Att upprätthålla affärsrelationer med kunder för att kunna utveckla Safely Insurance ABs tjänster, produkter och system utgör en viktig del av Safely Insurance ABs kärnverksamhet. I syfte att kunna bibehålla kontakt med dig som kund gällande Safely Insurance ABs tjänster och produkter samt marknadsaktiviteter behandlar Safely Insurance AB dina personuppgifter. Dessa samlas antingen in via interna nätverk eller från tredje part, såsom offentliga register eller sociala medier, och lagras i Safely Insurance ABs system med målet att kunna upprätthålla en affärsrelation med dig samt kunna bjuda in dig till marknadsaktiviteter.

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på Safely Insurance ABs berättigade intresse av att affärsrelationen till dig utvecklas och att Safely Insurance AB ska kunna kommunicera med dig som kontaktperson. Dina personuppgifter sparas på Safely Insurance ABs plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informations- syfte. Safely Insurance AB kommer endast att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out.

GALLRING
Safely Insurance AB kommer inte att behandla dina kontaktuppgifter längre än vad som är nödvändigt för ovan nämnda ändamål. Personuppgifter som blivit inaktuella, t.ex. på grund av avslutad affärsrelation, raderas utan onödigt dröjsmål så snart Safely Insurance AB mottagit information om detta. Uppgifterna kommer även att raderas utan onödigt dröjsmål på din uttryckliga begäran. Safely Insurance AB har vidare inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre fyller sitt syfte.

DE PERSONUPPGIFTER SOM SAFELY INSURANCE ABS KAN SAMLA IN OCH BEHANDLA FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:
• För- och Efternamn
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel
• Korrespondens mellan dig och Safely Insurance AB
• Teknisk information om hur du har interagerat med Safely Insurance AB
• IP-adress och webbläsarinställningar
Potentiella kandidater
I syfte att kunna kontakta dig som potentiell kandidat gällande relevanta karriärmöjligheter och yrkesrelaterad kommunikation samlar Safely Insurance AB både genom interna nätverk och externa sökningar hos tredje part in personuppgifter och behandlar dem i Safely Insurance ABs kandidatsystem.

GALLRING
Personuppgifterna lagras i Safely Insurance ABs kandidatsystem i syfte att kunna skapa en relation mellan dig och Safely Insurance AB med målet att kontakten ska övergå till en rekryteringsprocess.
Om du vid kontakt med en medarbetare hos oss uppger att du inte är intresserad av en vidare dialog med Safely Insurance AB, kommer Safely Insurance AB inte längre att behandla dina personuppgifter i sitt kandidatsystem.

DE PERSONUPPGIFTER SOM SAFELY INSURANCE AB SAMLAR IN OCH BEHANDLAR FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:
• För- och Efternamn
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och hemadress
• URL:er till kandidatprofil hos tredje part
• Kompetensbaserad lämplighet för tjänst
• Uppgifter som lagts upp i sociala media, t.ex. LinkedIn, och som bedöms vara relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer
• Fotografi

Kandidater som samtyckt till att finnas med i våra nätverk
I syfte att kunna kontakta eller förmedla karriärerbjudanden till kandidater som samtyckt till att lagras i Safely Insurance ABs kandidatdatabas samt för att kunna upprätthålla en relation med dessa kandidater behandlar Safely Insurance AB kandidaternas personuppgifter. Personuppgifterna har Safely Insurance AB samlat in från dig som kandidat, genom Safely Insurance ABs interna nätverk och/eller genom sökningar hos tredje part.

Utöver kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etc.) kommer Safely Insurance AB inte aktivt att samla in eller behandla känsliga personuppgifter (såsom uppgifter om medlemskap i fackförening, politiska åsikter, sexuell läggning eller religiös uppfattning) eller uppgifter som saknar relevans för rekrytering. Det är därför viktigt att du som kandidat inte lämnar uppgifter sådana känsliga personuppgifter eller uppgifter som saknar relevans för de tjänster du söker. Det är även viktigt att du informerar eventuella referenser om att deras personuppgifter har lämnats till Safely Insurance AB. Den behandling som sker i Safely Insurance ABs databas för att kunna genomföra rekryteringsprocesser sker med stöd av ditt samtycke.

GALLRING
Safely Insurance ABs kommer att spara dina personuppgifter för framtida karriärmöjligheter. Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till gdpr@safely.se för att återkalla ditt samtycke.

Uppgifter som är relevanta för en enskild rekryteringsprocess så som intervjuanteckningar och uppgifter från referenser sparas dock enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga och därefter i upp till två år efter avslutad rekryteringsprocess. Detta sker för att Safely Insurance AB ska kunna tillvarata sin rätt vid en eventuell diskrimineringstvist. Safely Insurance AB gallrar vidare regelbundet sitt kandidatsystem för att det ska uppfylla sitt syfte och hållas uppdaterat.

DE PERSONUPPGIFTER SAFELY INSURANCE AB KAN KOMMA ATT BEHANDLA FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL I SAFELY INSURANCE ABS DATABAS ÄR:
• För- och efternamn
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och hemadress
• Uppgifter som lagts upp i sociala media, t.ex. LinkedIn, och som bedöms vara relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer.
• IP-adress och webbläsarinställningar
• URL:er
• Kön
• Födelseår
• Kompetensbaserad lämplighet för tjänst
• Intervjuanteckningar
• Testresultat från testverktyg som används i urval- och utvecklingsarbete
• Lämnade referenser
• Korrespondens mellan dig och oss
• Information om hur du har interagerat med oss
• Uppgifter om kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etc.)

Referenspersoner
I syfte att kunna genomföra väl underbyggda rekryteringsprocesser kommer Safely Insurance AB att behandla personuppgifter till dig som referens som lämnats av kandidat.

Behandlingen av referensers personuppgifter stödjer sig på Safely Insurance ABs berättigade intresse av att kunna kontakta lämnade referenser för att genomföra så grundliga och väl underbyggda rekryteringar som möjligt.
Safely Insurance AB har som rutin att vid den första kontakten med dig som referens skicka ut denna Policy så att du får ta del av hur dina personuppgifter behandlas.

Skyddet för dina personuppgifter
Safely Insurance AB har vidtagit en rad säkerhetsåtgärder för att tillse att Safely Insurance ABs behandling av personuppgifter sker på ett säkert sätt och för att skydda de personuppgifter som behandlas mot olovlig tillgång, obehörig behandling och missbruk. T.ex. är tillgången till de system i vilka personuppgifterna lagras begränsad till Safely Insurance ABs anställda och tjänsteleverantörer som behöver nå uppgifterna inom ramen för sina arbetsuppgifter. Dessa är även informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls och det har upprättats interna rutiner som bl.a. reglerar användningen av lösenord och arbete som sker utanför kontoret och utomlands. Safely Insurance AB övervakar även kontinuerligt sina system för att upptäcka sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter.

Användning av personuppgiftsbiträden
I de fall det är nödvändigt för att Safely Insurance AB ska kunna erbjuda sina tjänster kommer det att överföra dina personuppgifter till företag som i förhållande till Safely Insurance AB är så kallade personuppgiftsbiträden. Dessa får bara behandla de överförda uppgifterna för Safely Insurance ABs räkning och i enlighet med Safely Insurance ABs uttryckliga instruktioner. Safely Insurance AB överför bara dina personuppgifter till sådana personuppgiftsbiträden för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka Safely Insurance AB har samlat in uppgifterna. Safely Insurance AB har ingått skriftliga avtal med samtliga personuppgiftsbiträden för att säkerställa att dessa följer Safely Insurance ABs säkerhetskrav, begränsningar samt krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Platsen för behandling av personuppgifter

Safely Insurance AB har som mål att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/ EES där alla Safely Insurance ABs egna IT-system finns. Det kan dock förekomma att dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden som antingen själva eller genom underleverantörer är etablerade eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. I sådant fall kommer Safely Insurance AB att vidta alla rimliga legala, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. Detta kommer att ske antingen genom ett beslut av EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av lämpliga skyddsåtgärder såsom standardavtalsklausuler eller godkända uppförandekoder i Safely Insurance ABs avtal med sådana personuppgiftsbiträden.

Dina rättigheter som registrerad
Du som registrerad har alltid rätt att göra dina rättigheter gällande mot Safely Insurance AB genom att kontakta oss via gdpr@safely.se.

Rätten till tillgång
Om du vill få ökad förståelse för vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen kommer att lämnas i formen av ett registerutdrag som anger vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar dem, var uppgifterna har inhämtats ifrån, vilka tredje parter som uppgifterna har överförts till samt hur länge uppgifterna kommer att lagras. Om din begäran görs i elektronisk form kommer informationen att tillhandahållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt, om du inte begär något annat.

Rätten till rättelse
Du har rätt att utan dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade. Du har även rätt att komplettera ofullständiga uppgifter, t.ex. genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande.

Rätten till radering
Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter som vi behandlar om dig ifall:

• Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlas.
• Du återkallar ditt samtycke för en behandling som stödjer sig på samtycke och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen.
• Du invänder mot en behandling som stödjer sig på en intresseavvägning och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse
• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
• Personuppgifterna måste raderas till följd av en rättslig förpliktelse som vi har att uppfylla.

För det fall det finns legala skyldigheter som hindrar att vi omedelbart raderar vissa personuppgifter kan vi neka din begäran om radering. Dessa skyldigheter finns t.ex. i bokföringslagstiftningen. Det är också möjligt att fortsatt behandling är nödvändig för att vi ska kunna göra gällande, försvara eller fastställa rättsliga anspråk. Skulle det vara så att våra legala skyldigheter hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer vi i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i våra system.

Utöver ovanstående rättigheter har du även rätt till att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att invända mot all behandling av personuppgifter som stödjer sig på en intresseavvägning. Om så sker måste vi påvisa tvingande berättigande skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter för att få fortsätta behandlingen. I de fall vår behandling av personuppgifter stödjer sig på ditt samtycke har du även rätt att begära att få de uppgifter som berör dig och som du lämnat, överförs till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är dock att överföringen är tekniskt möjlig och att den kan ske automatiserat.

Rätten till begränsning av behandling
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:
1. Du bestrider personuppgifternas korrekthet under en tid som ger Safely Insurance ABs möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta;
2. Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning;
3. Safely Insurance AB inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk;
4. Du har invänt mot en behandling som stödjer sig på en intresseavvägning och Safely Insurance AB kontrollerar om bolagets berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.

Om behandlingen har begränsats i enlighet med denna punkt får sådana personuppgifter som begränsning av behandling ska ske för, med undantag för lagring, endast behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda tredje parts rättigheter eller skäl som rör ett viktigt allmänintresse för EU eller för en EU-medlemsstat.

Rätten till dataportabilitet
I de fall Safely Insurance ABs behandling av personuppgifter stödjer sig på ditt samtycke eller fullgörande av avtal har du rätt att begära att de uppgifter som berör dig och som du lämnat till Safely Insurance AB överförs till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för detta är dock att överföringen är tekniskt möjlig och att den kan ske automatiserat. Sådana personuppgifter som begränsning av behandling ska ske för, med undantag för lagring, endast behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda tredje parts rättigheter eller skäl som rör ett viktigt allmänintresse för EU eller för en EU-medlemsstat.

Återkallelse av samtycke
I de fall då Safely Insurance ABs behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett tillbakadragande påverkar inte lagligheten av behandlingen som skett utifrån ditt samtycke, innan detta drogs tillbaka. Om du återkallar ditt samtycke kommer Safely Insurance AB inte längre att behandla de personuppgifter som grundas på ditt samtycke, såvida Safely Insurance AB inte av legala skäl är förpliktade att fortsatt behandla dem. Skulle det vara så att Safely Insurance ABs legala skyldigheter hindrar Safely Insurance AB från att radera dina uppgifter kommer Safely Insurance AB i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i Safely Insurance ABs system.

Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till gdpr@safely.se för att återkalla ditt samtycke. Safely Insurance AB kommer att bemöta din förfrågan skyndsamt.

Inlämning av klagomål
Integritetsmyndigheten är den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen bland företag som behandlar personuppgifter. Om du anser att vi eller Safely Insurance AB behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du, utöver att kontakta oss via gdpr@safely.se, lämna in ett klagomål hos Integritetsmyndigheten.

Användningen av cookies, tags och pixlar
På Safely Insurance ABs hemsida används cookies, tags och pixlar för att förbättra ditt webbplatssök, samt Safely Insurance ABs hemsida. En cookie är en textfil som skickas från Safely Insurance ABs webbserver och som sparas på din webbläsare eller enhet. Safely Insurance AB använder sig även av cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av Safely Insurance ABs tjänster, för att spara funktionella inställningar och för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig. Du har själv möjlighet att ändra inställningarna i din webbläsare för användningen och omfattningen av cookies. Exempel på sådan justering är att blockera alla cookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare.

Hoppas vi besvarat dina frågor, men om du har fler frågor kring hur Safely förhåller sig till GDPR, är du välkommen att kontakta oss på gdpr@safely.se